Das Wichtigste auf einen Blick:
- Definiere vor dem Erstkontakt klare Ziele, Zielgruppe und die wichtigsten Argumente deines Angebots
- Wäge inhouse gegen Freelancer und Agentur ab und rechne Opportunitätskosten realistisch durch
- Frage potenzielle Partner gezielt nach Bildern, Ranking, Ergebnissen, Erweiterbarkeit, Betreuung und Kapazitäten
- Plane das Projekt in drei Phasen: Präsentation, Konversion, Reichweite und wähle die Phase passend zum Budget
In dieser Folge erkläre ich aus meiner Sicht als Geschäftsführer von mad.Design wie du die richtige Agentur oder den passenden Freelancer findest und ein Webprojekt strukturiert angehst. Du bekommst eine kompakte Checkliste für die Auswahl das Briefing und einen dreistufigen Projektplan.
Ziele klar definieren für deine Webseite
Bevor du Kontakt mit einer Agentur oder einem Freelancer aufnimmst musst du wissen welchen Zweck die neue Webseite erfüllen soll. Ohne klares Ziel lässt sich weder Aufwand noch Erfolg sicher planen.
- Welche primäre Funktion soll die Seite erfüllen? Beispiele sind: Bestandkunden informieren, Adminaufwand reduzieren, neue Kunden gewinnen, Interessenten zu Kunden machen, Bewerber anziehen
- Wer ist die Zielgruppe? Beschreibe die Personen die du erreichen willst
- Was sind die wichtigsten Argumente die dein Unternehmen oder Produkt einzigartig machen? Warum kaufen Kunden bei dir und warum arbeiten Mitarbeiter gerne bei dir?
- Welche Kennzahlen zeigen Erfolg für dich? Conversionrate, Besucherzahlen, Leads oder Bewerbungen
Freelancer Agentur oder inhouse entscheiden
Die Entscheidung hängt von Ressourcen, Fähigkeiten und Opportunitätskosten ab. Wenn dein Team keine Erfahrung in Programmierung oder Design hat, ist meine Empfehlung die Aufgabe abzugeben. Gibt es Erfahrung im Team musst du rechnen, was diese Zeit sonst bringen würde.
- Freelancer: oft sehr spezialisiert, flexibel und gut für punktuelle Anforderungen
- Agentur: geringeres Ausfallrisiko und breiteres Skillset da mehrere Spezialisten zusammenarbeiten
- Inhouse: sinnvoll wenn die Kapazitäten vorhanden sind und Erfahrung vorhanden ist ansonsten entstehen Opportunitätskosten
Beispielrechnung zur Entscheidungsfindung: Bei einem Stundensatz von 100€ und einem Aufwand von 3,5 Tagen entstehen rein interne Kosten von rund 2.800 Euro. Frag dich ob du in dieser Zeit Umsatz generieren kannst oder ob es wirtschaftlicher ist, den Aufbau auszulagern.
Checkliste Fragen an potenzielle Auftragnehmer
- Haben sie bereits Bilder oder müssen diese koordiniert werden?
- Gibt es Unterseiten die gut bei Google ranken und müssen diese übernommen werden?
- Welche Ideen haben sie für die Kundengewinnungsreise und wie würden sie dein Ziel erreichen?
- Zeigen sie Ergebnisse aus der Vergangenheit und verstehen sie Marketing nicht nur Handwerk?
- Willst du die Seite später selbst pflegen oder soll die Betreuung übergeben werden?
- Ist die Seite erweiterbar und für Tests geeignet damit du Marketing Hypothesen schnell validieren kannst?
- Welche Kapazitäten und welcher Starttermin sind realistisch und wie lang dauert das Projekt?
- Passt die Chemie und gibt es eine klare Kommunikationsstruktur und einen Ansprechpartner beim Kunden?
- Vorsicht bei Anbietern die sofort ein verbindliches Angebot schicken ohne Gespräch
Projektplan in drei Phasen
Ich empfehle die Neuerstellung der Webseite in bis zu drei Phasen zu denken. Nicht jede Phase ist sofort nötig. Wähle nach Ziel und Budget.
| Phase | Fokus | Ergebnis | Wann sinnvoll |
|---|---|---|---|
| Phase 1 | Produkte und Leistungen ansprechend präsentieren | Verbesserter erster Eindruck für bestehende Besucher | Wenn du viele Besucher hast aber ein besseres Erscheinungsbild brauchst |
| Phase 2 | Besucher in Leads konvertieren durch E-Mail Marketing und Leadmagneten | Kontaktliste zum weiteren Marketing und höherer Customer Lifetime Value | Wenn du beginnen willst systematisch Leads zu sammeln |
| Phase 3 | Reichweite steigern durch mehr Unterseiten und SEO | Organischer Traffic und dauerhafte Auffindbarkeit | Wenn du langfristig kostenlos neue Interessenten gewinnen willst |
Zusammenarbeit Kommunikation und häufige Fehler
Eine gute Zusammenarbeit braucht klare Erwartungshaltungen und Mitwirkungspflicht. Klärt Zahlungsmodalitäten, Projektdauer, Wartungsverträge und welche Logindaten ausgetauscht werden müssen. Legt außerdem einen festen Ansprechpartner beim Kunden fest.
- Regelmäßige Calls nach Bedarf sind normal einmal wöchentlich oder monatlich
- Finger weg von Projekten ohne klaren Entscheidungsweg beim Kunden
- Wir haben bei mad.Design Projekte beendet wenn die Zusammenarbeit aufgrund von Bürokratie und fehlender Mitwirkung nicht funktioniert hat
Praktische Regeln für Angebote und das Erstgespräch
- Sprich zuerst persönlich oder per Video mit dem Anbieter bevor du ein Angebot anforderst
- Erwarte kein fundiertes Angebot ohne dass Ziele und Anforderungen besprochen wurden
- Frage nach Kapazitäten, Starttermin und Referenzen mit messbaren Ergebnissen
- Klärt wer Inhalte liefert, wer die Freigaben erteilt und wie lange Feedbackzyklen sind
- Tauscht Logindaten und Stylesheets frühzeitig mit allen Beteiligten aus
Wenn du diese Checkliste anwendest kannst du Angebote besser vergleichen und das Risiko reduzieren. Die Struktur hilft dir auch in frühen Phasen einzuschätzen ob eine Agentur oder ein Freelancer wirtschaftlich sinnvoll ist.
Welche Ziele sollte ich vor dem Erstkontakt mit einer Agentur oder einem Freelancer definieren?
Definiere die primäre Funktion der Seite (z. B. Bestandskunden informieren, Leads generieren, Bewerber anziehen), die Zielgruppe, die wichtigsten Alleinstellungsmerkmale deines Angebots und messbare Kennzahlen (z. B. Conversionrate, Besucherzahlen, Leads). Diese Informationen ermöglichen ein realistisches Aufwand- und Erfolgsszenario.
Wie entscheide ich zwischen Freelancer, Agentur oder Inhouse-Lösung?
Prüfe vorhandene Kapazitäten und Kompetenzen, kalkuliere Opportunitätskosten (z. B. Stundenaufwand x Stundensatz) und wäge Ausfallrisiko sowie benötigte Breite an Skills ab: Freelancer für spezialisierte, flexible Aufgaben; Agentur für breiteres Skillset und geringeres Ausfallrisiko; Inhouse nur bei ausreichender Erfahrung und Kapazität.
Welche konkreten Fragen sollte ich potenziellen Auftragnehmern stellen?
Frage nach vorhandenen Bildern, SEO‑Ranking relevanter Unterseiten, konkreten Ideen zur Kundengewinnungsreise, nach Nachweisen (Referenzen mit Ergebnissen), Erweiterbarkeit der Seite, Betreuungskonzept, Kapazitäten, realistischem Starttermin und Ansprechpartner. Vorsicht bei sofort bindenden Angeboten ohne Gespräch.
Wie sollte ich ein Webprojekt phasenweise planen?
Teile das Projekt in drei Phasen: Phase 1 – Präsentation der Produkte/Leistungen (besserer erster Eindruck); Phase 2 – Konversion (Leads durch E‑Mail‑Marketing, Leadmagneten); Phase 3 – Reichweite (mehr Unterseiten und SEO für organischen Traffic). Wähle Phasen nach Zielsetzung und Budget.
Was sind häufige Fehler in der Zusammenarbeit mit Agenturen oder Freelancern?
Unklare Entscheidungswege beim Kunden, fehlende Mitwirkungspflicht, ungeklärte Zahlungs- und Wartungsmodalitäten, sowie fehlende Ansprechpartner führen oft zum Scheitern. Ebenso problematisch sind unrealistische Erwartungen an Angebote ohne vorheriges Gespräch.
Wie vergleiche ich Angebotsvorschläge sinnvoll?
Führe vorher ein persönliches oder Video‑Gespräch, prüfe ob Ziele und Anforderungen verstanden sind, fordere Referenzen mit messbaren Ergebnissen, kläre wer Inhalte liefert und wie Feedbackzyklen laufen, und vergleiche Umfang, Erweiterbarkeit und Betreuung statt nur Preis.
Wie kalkuliere ich wirtschaftlich, ob ich auslagern oder intern umsetzen soll?
Rechne interne Kosten realistisch (z. B. Stundensatz x Aufwandstage) und stelle diesen Betrag dem externen Angebot gegenüber, berücksichtige entgangenen Umsatz durch interne Bindung, Qualitäts- und Zeitrisiken sowie die langfristige Skalierbarkeit und Wartungsaufwände.
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